Una de las áreas de mayor riesgo es la relación con terceros. Si bien la interacción con proveedores, socios de negocio y otros terceros es clave para cualquier empresa, puede acarrear situaciones indeseadas.

De esto se ha tomado conciencia dentro de la Unión Europea, con distintas normativas nacionales sobre debida diligencia que están surgiendo. Como ejemplo puede citarse la ley alemana de debida diligencia corporativa en la cadena de suministro.

No obstante, esto también ha suscitado la preocupación de que la normativa de los países de la UE sea muy divergente. Una de las cuestiones que más preocupa, es que el nivel de debida diligencia con terceros varíe mucho en función del país. Por ello, se encuentra actualmente el proceso de tramitación una nueva directiva europea sobre diligencia debida de las empresas en materia de sostenibilidad. Puedes consultar su estado pinchando aquí.

Esta directiva requiere distintas acciones dentro de los procesos de diligencia debida. Si bien las principales afectadas son grandes empresas, son buenas prácticas que es recomendable valorar ahora de diseñar nuestra propia diligencia debida con terceros.

La integración de la diligencia debida en nuestra normativa interna

Uno de los focos sobre los que pone el foco esta norma es su integración dentro de nuestra normativa interna. En resumen, los puntos que debemos tener en cuenta son:

  • Su reflejo en nuestro Código ético o de conducta. Dentro de este documento deben describirse las normas y principios de nuestra organización. Esto supone que deberá recoger el rechazo y condena a aquellas conductas con terceros que supongan distintos riesgos de incumplimiento. Esto sentará las bases para nuestra operativa de debida diligencia con terceros.
  • La descripción del enfoque utilizado. Es recomendable implementar un modelo que se guie por los principios de prevención, detección y corrección de irregularidades. Además, deberá haber un seguimiento de las medidas tomadas, así como una evaluación de su eficacia.
  • La descripción de los procesos establecidos. Tiene que haber pautas claras para la realización de diligencia debida, evitando ambigüedades y despejando cualquier duda. Estos procesos podrán describirse tanto en un procedimiento específico sobre debida diligencia, así como en otros documentos que traten sobre la relación con terceros. De esta forma, se podrán establecer pautas en los procedimientos de compra, venta o de acuerdos con socios de negocio.

En UBT Legal & Compliance somos especialistas en la mitigación de riesgos de cumplimiento. Si tienes dudas acerca de qué debe contener un adecuado proceso de debida diligencia, no dudes en contactar con nosotros.