La normativa exige que, a través de un Plan de Formación Anual de PBCFT, las empresas formen a sus empleados y directivos para que estos tengan un efectivo conocimiento de los requisitos legales establecidos en esta materia.
El Plan Anual de Formación diseñado por la empresa deberá adaptarse a los concretos riesgos existentes en el contexto de la organización y del sector en el que opera la entidad.
- Análisis concreto y específico de los riesgos o actividad del sector que ostenta la condición de sujeto obligado en materia de PBCFT.
- Exposición de casos reales y operaciones sospechosas producidas en el ámbito de la entidad o específicas de la actividad realizada.
- Instauración de un estándar mínimo de conocimiento inicial, a través de cursos en materia de PBCFT para todas las nuevas incorporaciones de la organización.
- Diseño de cursos adaptados a las diferentes áreas y perfiles de los empleados, incidiendo en los concretos riesgos y medidas aplicables por cada grupo.
- Implantación de sistemas de evaluación de los conocimientos adquiridos por los trabajadores participantes en cada curso formativo.
- Selección formadores con experiencia, que transmitan conocimientos de forma sencilla y amena. Con especial atención a la operativa diaria de la entidad y aplicación práctica de los contenidos.
- Revisión y aprobación del plan formativo por parte del Órgano de Control Interno.
La forma más eficaz para impedir la vinculación o facilitación de operaciones de blanqueo de capitales o de financiación de actividades terroristas es impedir que se lleven a cabo operaciones que entrañen un alto riesgo en este ámbito.
Para ello, será imprescindible enfocar la política formativa del sujeto obligado en el conocimiento de sus concretos riesgos, así como en la detección, análisis y comunicación interna de indicios de blanqueo de capitales o financiación del terrorismo.
En UBT Legal & Compliance consideramos que un personal formado en materia de PBCFT es el elemento clave para la efectividad del resto de medidas y controles de diligencia debida, control interno e información adoptadas por la entidad.
Pero ¿cuáles son los aspectos esenciales a tener en cuenta a la hora de definir el Plan Anual de Formación?
1. Análisis concreto y específico de los riesgos o actividad del sector que ostenta la condición de sujeto obligado en materia de PBCFT
Uno de los puntos más importantes para garantizar la eficacia de las acciones formativas es la contextualización de las operativas y escenarios de riesgo concurrentes en el ámbito.
Una vez se haya formado al personal sobre los riesgos más probables de materializarse en el entorno de la entidad. Los trabajadores estarán en posición de actuar en consecuencia y de aplicar eficazmente los controles implementados.
2. Exposición de casos reales y operaciones sospechosas producidas en el ámbito de la entidad o específicas de la actividad realizada.
Tras el efectivo conocimiento de los riesgos del sector o actividad, deberán analizarse casos reales de operaciones sospechosas que hayan tenido lugar en el ámbito de la organización, con el fin de examinar las medidas y actuaciones correspondientes para mitigar el riesgo.
3. Instauración de un estándar mínimo de conocimiento inicial, a través de cursos en materia de PBCFT para todas las nuevas incorporaciones de la organización.
Otro punto clave es el establecimiento de un estándar mínimo de conocimiento en materia de formación de PBCFT. Esto significará la creación de un curso de contenido básico que toda nueva incorporación a la entidad deberá llevar a cabo.
Así, la organización instaura una cultura de cumplimiento y conocimiento normativo, que podrá ir creciendo y especializándose progresivamente, a través de otras acciones formativas más específicas.
4. Diseño de cursos adaptados a las diferentes áreas y perfiles de los empleados, incidiendo en los concretos riesgos y medidas aplicables por cada grupo.
En relación con lo indicado en el punto anterior, el grueso del Plan Anual Formativo deberá definirse y diseñarse de acuerdo con los diferentes departamentos que integran la entidad y de las funciones que realizan.
Normalmente, la formación en materia de PBCFT resulta una exigencia adicional para los empleados de los sujetos obligados. Por lo que un diseño adaptado a sus concretas funciones facilitará la comprensión de los conceptos y la efectividad de los conocimientos que se pretenden transmitir.
5. Implantación de sistemas de evaluación de los conocimientos adquiridos por los trabajadores participantes en cada curso formativo.
La adopción de cualquier tipo de sistemas de evaluación de los conocimientos de los participantes en las acciones formativas permitirá analizar la eficacia de las acciones formativas y el nivel de asimilación de los conocimientos del personal.
Además, a través de estos sistemas de evaluación, el sujeto obligado también podrá evidenciar el cumplimiento de la normativa en materia de PBCFT y de las concretas obligaciones relacionadas con esta exigencia.
6. Formadores con experiencia, que transmitan conocimientos de forma sencilla y amena. Con especial atención a la operativa diaria de la entidad y aplicación práctica de los contenidos.
En muchas ocasiones, la clave del éxito o el factor que marca la diferencia en relación con el éxito de una acción formativa son los profesionales que la llevan a cabo.
Las entidades y profesionales que ostenten la condición de sujeto obligado deberán elegir formadores adecuados, con una amplia experiencia en el ámbito de la enseñanza y con una metodología de aprendizaje sencilla y práctica.
7. Revisión y aprobación del plan anual de formación de PBCFT por parte del Órgano de Control Interno.
Para garantizar la efectividad de la formación y la actualización de sus contenidos, el Plan Anual de Formación deberá ser periódicamente revisado.
Además, será el Órgano de Control Interno (OCI) el encargado de su supervisión y aprobación. Este órgano es responsable dentro de la compañía de la aplicación de los procedimientos y controles de PBCFT.
El adecuado diseño y definición del Plan Anual de Formación de PBCFT resulta un elemento esencial para el éxito del Modelo de PBCFT implementado. Así como una obligación legal cuyo incumplimiento puede suponer una infracción grave y una multa de hasta 5 millones de euros.
Laura Fernández García, Consultora
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