¿Qué es el canal de denuncias?
Es una herramienta por la que una entidad recibe y gestiona informaciones formuladas por sus trabajadores y diferentes profesionales que conforman la organización.
Esa información que se recoge en un canal de denuncias debe tratar posibles conductas irregulares de las que empleados hayan tenido conocimiento. Han de ser conductas contrarias a las normas internas (recogidas en sus protocolos y códigos de conducta) como externas de la entidad.
¿Cuál es la finalidad del canal de denuncias?
La finalidad inicial de cualquier canal de denuncias se basa en la prevención de posibles incumplimientos normativos y, en el supuesto de que ya existan tales incumplimientos, la corrección de los mismos.
- Prevención.
- Cumplimiento normativo.
- Capacitar la imposición de sanciones.
- Colaboración con la propia entidad y, además, con el sistema de justicia.
¿Cuáles son las entidades obligadas que deben contar con esta herramienta?
Podemos diferenciar entre las entidades del sector público y las del sector privado:
Sector público
- La Administración General del Estado, las Administraciones de las comunidades autónomas y Ciudades con Estatuto de Autonomía y las Entidades que integran la Administración Local.
- Los Organismos y Entidades públicas vinculadas o dependientes de alguna Administración pública, así como aquellas otras asociaciones y corporaciones en las que participen Administraciones y organismos públicos.
- Las Autoridades Administrativas Independientes y las Entidades gestoras y Servicios comunes de la Seguridad Social.
- Las Universidades públicas.
- Las Corporaciones de Derecho público.
- Las fundaciones del sector público
- En determinadas sociedades mercantiles en cuyo capital social la participación cumpla los requisitos mencionados en el artículo 13.1 de esta ley.
Sector privado
- Las personas físicas o jurídicas del sector privado que tengan contratados 50 o más trabajadores. Con la salvedad de tener menos de 50 trabajadores, pero se le refiera en las partes I.B y II del anexo de la Directiva (UE) 2019/1937. Eso sí, sólo lo será para aquellos aspectos no regulados en su normativa específica.
- Los partidos políticos, los sindicatos, las patronales y las fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.
¿Quién es el responsable de la gestión del canal de denuncias?
El responsable de gestionar los canales de denuncia será una persona designada por el órgano de gobierno o de administración de la entidad. Una vez designada la persona encargada deberá notificarse a la Autoridad Independiente de Protección del Informante. El plazo para ello será de diez días hábiles, y en caso de cese, deberá justificarse porque esto ha ocurrido.
El papel de Responsable del Sistema Interno de Información podrá ser delegado sobre un órgano colegiado, el cual deberá delegar en uno de sus miembros:
- La gestión del sistema interno de información.
- La tramitación de expedientes de investigación.
Independientemente de si la figura es desempeñada por una única persona o un órgano colegiado, sus funciones deberán ser ejercidas de manera independiente y autónoma.
En el sector privado, será un alto directivo de la organización. Este asumirá exclusivamente dichas funciones y ejercerá su cargo con independencia del órgano de administración o de gobierno de la misma. Será fundamental evitar posibles conflictos de intereses. No obstante, será posible el desempeño ordinario de las funciones de su puesto o cargo con las de Responsable del Sistema.
Finalmente, hay que mencionar a las entidades que ya cuenten con un responsable de la función de Compliance. Esto se debe a que podrán designar a este como Responsable del Sistema, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos por esta ley.
Como se puede comprobar, es importante para las entidades contar con empleados instruidos en la materia de cara asegurar que se está gestionando correctamente y evitar en el futuro posibles sanciones. Por ello, desde UBT Compliance somos expertos en la materia, ayudamos a las organizaciones en la gestión del canal de denuncia y en la formación de los empleados en la materia.