El pasado 21 de febrero se publicó en el BOE la esperada ley 2/2023, relativa a la protección de las personas que informantes. Esta norma trata de amparar a las personas que informen sobre infracciones normativas y dar un paso más en la lucha contra la corrupción. Cómo era de esperar, ha conllevado una serie de obligaciones y requisitos que todas las personas jurídicas con más de 50 trabajadores deben cumplir. Además, también aplica sobre todas las entidades públicas.
Una de las novedades es la obligación de contar con un procedimiento de gestión de informaciones, con unos contenidos mínimos. Estos, en esencia, son lo mismo que los procedimientos de gestión de comunicaciones de los Sistemas de Gestión de Compliance.
No obstante, es fundamental conocer estos aspectos básicos que habrán de contemplar todo procedimiento de gestión de informaciones. Estos son:
- Ser aprobado por el órgano de administración u órgano de gobierno.
- En caso de contar con una página web corporativa, proporcionar información clara y accesible sobre los principios esenciales del procedimiento.
- Identificar el canal o canales internos de información a los que se asocia.
- Inclusión de información clara y accesible sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes. En su caso, deberá proporcionarse también esta información sobre las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.
- El envío de acuse de recibo de la comunicación al informante, en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción. Esto podrá exceptuarse en caso de que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
- Determinación del plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación. Este no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación. Habrá que reflejar también que se puede extender por otros tres meses en casos de especial complejidad.
- Previsión de la posibilidad de mantener la comunicación con el informante y, si se considera necesario, de solicitar al informante información adicional.
- Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen. Junto a este, también deberá contar de forma expresa el derecho a ser oída en cualquier momento.
- Exigencia del respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
- Garantía de la confidencialidad de la comunicación. Se aplicará también sobre aquellas remitidas por canales que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento.
- Respeto de las disposiciones sobre protección de datos personales.
- Remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
En UBT Legal & Compliance somos especialistas en compliance y la gestión de comunicaciones. Contamos con una amplia experiencia en Modelos de prevención penal, Sistemas de Gestión de Compliance y la gestión de canales de denuncia. En caso de tener dudas sobre las nuevas obligaciones introducidas por la ley de protección a denunciantes, no dude en contactarnos.