Implementar el teletrabajo no es sólo trabajar desde casa con un ordenador. Hay que acatar una serie de normas de obligado cumplimiento.
Los responsables de compliance de las organizaciones nos hemos adaptado también durante este 2020. Implementar el teletrabajo nos ha supuesto un periodo complejo para el desempeño de nuestras funciones. Nos hemos visto obligados debido al confinamiento y las vacaciones. Con lo que ha dificultado ciertas tareas de cumplimiento que han de ejecutarse de forma coordinada con el personal de la organización.
La vuelta al trabajo supone un reto frente a los requisitos exigidos para demostrar la eficacia de los Modelos de Prevención. Además de conseguir lograr el éxito en las auditorías de certificación de las distintas normas relacionadas con compliance. La gobernanza, nos encontremos trabajando de forma presencial o a distancia, es una obligación. Muchas veces nos encontramos con empresas que piensan que implementar el teletrabajo sólo consiste en trabajar desde casa con un ordenador.
Durante el confinamiento, las labores de seguimiento de indicadores o la elaboración de reportes de compliance han sido más complicadas de lo habitual. Esto sucede al implementar el teletrabajo lo que nos lleva a adaptarnos a nuevas tecnologías. Dicha adaptación entre otras cosas provoca que la obtención de información en muchas ocasiones no sea fluida como desearíamos.
Lo cierto es que entre las funciones de los responsables de compliance encontramos la necesidad de mantener reuniones con las distintas áreas de la empresa:
- Auditar actividades
- Evaluar riesgos y controles
- Realizar seguimiento de indicadores y objetivos, etc.
Para lograr la mejora continua y la eficacia de nuestro Sistema. Lo cual requiere interacción con multitud de personas tanto de la organización como con terceros que mantienen relaciones con nuestra empresa.
A la hora de implementar el teletrabajo la Circular 1/2010 de la Fiscalía General del Estado, mencionaba la eficacia de los Modelos de Prevención y de los controles implantados para lograr la exención de la pena o, atenuarla:
- ª El órgano de administración ha adoptado y ejecutado con eficacia, antes de la comisión del delito, modelos de organización y gestión que incluyen las medidas de vigilancia y control idóneas para prevenir delitos de la misma naturaleza o para reducir de forma significativa el riesgo de su comisión.
- ª La supervisión del funcionamiento y del cumplimiento del modelo de prevención implantado ha sido confiada a un órgano de la persona jurídica con poderes autónomos de iniciativa y de control o que tenga encomendada legalmente la función de supervisar la eficacia de los controles internos de la persona jurídica.
El camino para lograr la eficacia pasa por la verificación periódica del Modelo de Prevención y de los controles implementados para mitigar los riesgos detectados, así como la ejecución de planes de formación y concienciación que permitan generar una cultura de cumplimiento en la empresa.
Cobra especial importancia las nuevas tecnologías y plataformas de formación que permitan a los usuarios interactuar de manera ágil con el órgano de cumplimiento y los ponentes de las formaciones.
En conclusión, la aparición de una pandemia, la llegada del periodo de vacaciones o la irrupción del teletrabajo no puede frenar las tareas de cumplimiento de la compañía. Es en estos momentos cuando los órganos de cumplimiento de las empresas deben ser especialmente proactivo. Para ello deben fomentar la colaboración de las distintas áreas de la empresa. Así podrán alcanzar los objetivos de compliance fijados y estar en disposición de acreditar la eficacia del Modelo de Prevención Penal.
Sergio Lucas, Abogado del Área de Compliance
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