Cómo implementar un canal de denuncias en mi empresa

En un entorno empresarial cada vez más regulado, la implementación de un canal de denuncias es esencial para proteger la integridad de la organización y fomentar la transparencia. Con el marco de la Ley 2/2023, las empresas en España tienen la responsabilidad de establecer un Sistema interno de información (SII) que facilite la comunicación segura y anónima de posibles irregularidades. Este SII integrará este canal o canales de denuncia, así como el resto de elementos necesarios para su funcionamiento. A continuación, te mostramos los elementos clave para implementar eficazmente este canal en tu empresa.

TE AYUDAMOS A IMPLANTARLO

Paso a paso para implementar un canal de denuncias efectivo

Diseño

Diseño seguro del canal de denuncias
Configura un sistema que permita a los empleados informar de irregularidades de forma confidencial y anónima, garantizando su protección. Si cuentas con varios canales, intégralos en un solo Sistema Interno de Información (SII) para una gestión eficiente.

Cumplimiento normativo integral
Asegúrate de cumplir no solo con la Ley 2/2023 de protección a informantes, sino también con las normativas de protección de datos y privacidad aplicables. Esto es clave para garantizar una comunicación segura y transparente.

Respaldo documental adecuado
La Ley 2/2023 requiere una política oficial que establezca los principios de tu SII, así como un procedimiento claro para gestionar las comunicaciones recibidas. Este respaldo documental es crucial para asegurar un proceso conforme a la normativa.

Uso de una plataforma de confianza
Utilizar una plataforma de confianza, como CompaaS, facilita la recepción y gestión de comunicaciones y asegura que tu canal cumpla con el diseño requerido por la ley.

Integración y transparencia del sistema
Integra el canal de denuncias en la estructura de tu empresa, asegurando que esté accesible para todos los empleados y partes interesadas, y promoviendo la transparencia dentro de la organización.

Aprobación y comunicación

Designación de un Responsable del SII
Asigna una persona responsable para gestionar el SII, preferiblemente el responsable de compliance de tu organización. La designación debe ser realizada por el órgano de administración o gobierno de la empresa.

Compromiso y aprobación de la administración
Obtén el apoyo y respaldo de la alta dirección para el canal de denuncias, garantizando que se desarrolle y gestione conforme a la normativa.

Comunicación interna y externa del canal
Informa a todos los miembros de la organización y a las partes interesadas sobre el canal, publicando su disponibilidad en la web para promover su uso y confianza.

Notificación a la Autoridad de Protección al Informante
Es obligatorio notificar el canal a la Autoridad Independiente de Protección al Informante aplicable. Consulta la lista de autoridades.

Funcionamiento y mejora continua

Plan de investigación y acciones correctivas
Una vez recibida una denuncia, realiza una investigación adecuada y establece un plan de acción para corregir y prevenir problemas similares en el futuro.

Auditorías y ajustes continuos
Mantén revisiones y auditorías periódicas para garantizar que el canal de denuncias sea siempre eficaz y cumpla con la normativa vigente, adaptándose a cambios necesarios.

Conclusiones sobre cómo implementar un canal de denuncias en mi empresa

En conclusión, implementar un canal de denuncias efectivo no solo fortalece la cultura de transparencia y responsabilidad en la empresa, sino que también asegura el cumplimiento con las regulaciones vigentes, como la Ley 2/2023 de protección al informante. En UBT Compliance, somos expertos en compliance y contamos con un conocimiento profundo de esta normativa, además de una experiencia sólida y contrastada en el mercado. Si buscas apoyo profesional para diseñar o gestionar tu canal de denuncias, nuestro equipo está listo para acompañarte en cada paso del proceso, asegurando una implementación eficaz y adaptada a las necesidades de tu organización.

Alfonso Martínez Bautista, consultor en compliance en UBT Legal & Compliance.

Guía completa sobre cómo implementar un canal de denuncias en mi empresa