Cada vez es más habitual encontrar en las empresas equipos de trabajo que deciden utilizar aplicaciones como WhatsApp o Telegram para comunicarse entre ellos. Además, con la situación actual de teletrabajo, han proliferado los grupos de WhatsApp entre compañeros con fines profesionales para tratar asuntos de trabajo. Lo que cuestiona si se puede practicar la desconexión digital teniendo en cuenta el uso masivo del WhatsApp.

Antes de nada, cabe diferenciar entre el uso de estas aplicaciones con fines profesionales y con fines personales. En este último caso, su finalidad reside en mantenerse conectado con otros compañeros y amigos del trabajo, pudiendo quedar comprendido en el entorno “doméstico” que se desprende del RGPD. El uso con fines profesionales entraña matices que, si no se respetan, podría suponer una infracción del RGPD y la LOPDGDD.

¿Quiero esto decir que está prohibido crear un grupo de WhatsApp con mis trabajadores? No, no hay ninguna ley que lo prohíba.

Deben tenerse en cuenta estas cuestiones en relación a la desconexión digital de WhatsApp

1. Consentimiento previo. La inclusión de un compañero en un grupo de WhatsApp debe ser siempre autorizado por este. Es decir, no podrá obligarse a los trabajadores a descargarse y utilizar esta aplicación cuando no resulte necesario para su desempeño laboral. Así, si bien puede considerarse una vía más ágil y rápida, debe primar el uso de herramientas y recursos corporativos para comunicarse y abordar asuntos laborales.

2. Finalidad del Grupo. Debe definirse e informarse claramente a los miembros acerca de si se trata de un grupo con fines personales o laborales, respetando con ello la temática de los asuntos abordados en el grupo. Esto es, en caso de ser un grupo exclusivamente personal, no podrá remitirse información confidencial o de la compañía a través del mismo.

3. Dispositivos personales o corporativos. A la hora de crear un grupo de trabajo en estas aplicaciones, debe valorarse si todos los miembros cuentan con dispositivos corporativo o no. En caso de existir miembros con dispositivos personales, deben analizarse los riesgos que puedan existir al comunicar información de la compañía por estas vías. Así, el acceso no autorizado, divulgación o falta de adecuación de las medidas de seguridad serán los principales riesgos para el tratamiento de información de la empresa en móviles personales. 

4. Respeto a la Desconexión Digital. La LOPDGDD garantiza a los empleados su tiempo de descanso fuera del horario de trabajo. La ley trata de evitar que se exija al trabajador contestar, recibir llamadas o responder correos fuera de su horario de trabajo.

Además, no deben olvidarse estos aspectos importantes

Sin embargo, el uso de WhatsApp con fines profesionales puede interferir en este derecho, olvidando en ocasiones que su uso debe quedar encuadrado en horario laboral. Así, pese a que los mensajes sean recibidos por el trabajador, no puede obligarse, salvo causa justificada, a que responda inmediatamente a los mismos en su tiempo de vacaciones o descanso.

Analizadas las cuestiones anteriores, se observa cómo la introducción de nuevas aplicaciones o recursos informáticos en el día a día de una empresa hace necesario reformular y actualizar las Políticas TIC que se encontrasen ya aprobadas. Además, no debe olvidarse la obligación de adoptar una Política de Desconexión Digital tendente a garantizar los nuevos derechos reconocidos por la LOPDGDD. Lo anterior supone un nuevo ejemplo de cómo el cumplimiento de la normativa de protección de datos debe estar en constante revisión y adecuación.

Desde UBT Legal & Compliance prestamos especial hincapié en la mejora continua, asesorando a nuestros clientes para garantizar su adecuación ante posibles novedades normativas.

Miriam Romano, Consultora Legal en Protección de Datos.

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